С легкостью организуйте конференции с помощью программного обеспечения для управления мероприятиями

Организация конференции может быть трудным и трудоемким делом. Будь то небольшое однодневное мероприятие для 20 делегатов или большое трехдневное мероприятие в Earls Court, общий процесс и общие проблемы одинаковы.

Итак, каковы этапы планирования конференции?

  1. Бронирование места
  2. Отправка приглашений целевому списку потенциальных делегатов
  3. Организация и бронирование всех ресурсов, таких как кейтеринг, печать дополнительных материалов, рекламных материалов, A&V и т. Д.
  4. Работа с докладчиками и посетителями
  5. Принятие регистрации
  6. Прием платежей
  7. Отправить делегатам электронные письма с напоминаниями
  8. Печать бейджей
  9. Организация персонала в течение дня
  10. Управляйте всем своим бюджетом

Это чрезвычайно простой и упрощенный список, указывающий на общий контрольный список, который необходимо учитывать менеджерам событий. Этот процесс может начаться за 6 месяцев до мероприятия или даже на 12-18 месяцев раньше в случае действительно крупных общенациональных мероприятий. Управление всеми этими шагами может быть чрезвычайно сложным, и организаторам мероприятий может быть очень легко совершить серьезные ошибки.

Чтобы избежать дорогостоящих ошибок и обеспечить эффективную организацию конференции, многие профессионалы в области мероприятий хотят использовать программное обеспечение для управления мероприятиями. Эти решения имеют инструменты и возможности для управления и отслеживания действий на протяжении всего процесса планирования мероприятий и конференций, а также для последующих действий (таких как опросы после мероприятий и отчеты для интеллектуального анализа).

Следуя приведенным выше инструкциям при планировании мероприятия, программное обеспечение для мероприятий может помочь:

1. Бронирование места

Контроль менеджера событий имеет решающее значение; Будь то конференц-зал в вашем собственном офисе или большое открытое пространство, программное обеспечение для мероприятий может помочь, убедившись, что распределение произведено и произведена оплата. Для более сложных конференций, требующих нескольких площадок в течение нескольких дней, решения для мероприятий включают в себя комплексное средство планирования, управления ресурсами и расписания рассадки. Настраиваемые и полностью настраиваемые функциональные таблицы и функции нескольких календарей, которые позволяют управлять ресурсами и пространством из одного центрального и гибкого приложения. Это помогает упростить обычно сложный процесс бронирования и управления недвижимостью.

2. Рассылка приглашений целевому списку потенциальных клиентов.

Менеджер мероприятий может знать точное количество и имена делегатов, на которых он нацелен, или, в некоторых случаях, его могут попросить пригласить конкретную демографическую группу (на основе отношений, положения, местоположения и т. Д.). Управлять отбором делегатов для приглашения легко с помощью программного обеспечения для управления мероприятиями, поскольку оно может быть интегрировано с их набором CRM. Это означает, что все записи и сведения о компании легко доступны, а записи обновляются автоматически, так что люди, просматривающие запись, знают, что контакт был приглашен, что они подписались и заплатили.

Программное обеспечение для обработки событий также включает расширенные инструменты электронного маркетинга. Менеджеры мероприятий могут легко создавать и фильтровать выбранных делегатов из своей CRM и помещать их в настраиваемое электронное письмо в формате HTML, которое вы можете отправить. С программной платформы для управления событиями менеджеры мероприятий смогут отслеживать открытия, клики и другую активность аудитории.

3. Управление ресурсами

Программное обеспечение для мероприятий будет поставляться с модулем управления ресурсами, где менеджеры событий могут отслеживать и контролировать все ресурсы, необходимые для управления событием. Сторонние поставщики могут получить доступ к этому модулю, чтобы они могли следить за собой, а не напрямую связываться с менеджером событий. Например, поставщикам общественного питания может быть предоставлен доступ, чтобы они могли легко видеть обновленную, актуальную информацию о количестве делегатов и любых конкретных диетических требованиях. Предоставление им прямого доступа к этому модулю в программном обеспечении для управления событиями означает, что менеджеры мероприятий могут обрабатывать на одного человека меньше и на один телефонный звонок меньше! Ошибки также ограничены, поскольку уровень связи был удален.

Модули ресурсов также содержат несколько многофункциональных календарей, что позволяет менеджерам конференций управлять несколькими ресурсами в этих разных календарях; все это доступно из одного центрального места, так что все обновления / исправления / дополнения регистрируются в режиме реального времени. На основе информации, собранной с помощью этого ресурсного модуля, менеджеры событий могут создавать индивидуальные отчеты с подробной информацией, такой как количество доступных дел, количество брошюр и т. Д. Менеджерам событий больше не нужно будет объединять несколько электронных таблиц в нескольких календарях, что сокращает количество ошибок.

4. Контакт с докладчиками и гостями

Программное обеспечение для мероприятий также может управлять этим процессом. Электронные письма могут быть запланированы автоматически, чтобы напоминать докладчикам о мероприятии и запрашивать определенную информацию, такую ​​как биография маркетинговых материалов и слайды презентации для делегатов. Выступающие также могут напрямую получить доступ к модулю управления ресурсами, где они могут управлять и обновлять свой собственный профиль, а также загружать материалы и другие элементы. Опять же, это лишает организатора мероприятий участия, давая ему возможность работать над более стратегическими задачами.

5. Принятие регистрации

Удобный способ регистрации — онлайн. Это подходит как для делегатов, так и для организаторов мероприятий. Это быстрый и эффективный метод, который все чаще становится стандартным методом записи событий. Однако есть хорошие и плохие способы зарегистрироваться онлайн. В идеале организаторы мероприятий хотели бы направлять потенциальных делегатов на их собственный веб-сайт, на котором размещалась специально созданная страница брендинга компании и мероприятия. Регистрация на вашем собственном сайте играет важную роль в увеличении количества регистраций делегатов — делегаты будут более доверчивыми и с большей вероятностью будут подписываться, если они находятся на одном сайте, в то время как их перемещение на внешний сайт может вызвать проблемы с доверием. Также важно иметь возможность изменять информацию, запрашиваемую при регистрации. Для некоторых событий требуется только имя, номер телефона и адрес электронной почты, а для других может потребоваться более конкретная информация. Программа событий может легко обработать эти изменения.

6. Прием платежей

Легкий, простой и эффективный процесс регистрации и оплаты чрезвычайно важен, если организаторы мероприятий стремятся обеспечить высокий уровень присутствия делегатов. Программное обеспечение для управления мероприятиями дает организаторам мероприятий возможность совершать онлайн-платежи через безопасный веб-портал, предоставляя делегатам простой и надежный способ оплаты. Поскольку программное обеспечение для управления событиями может быть интегрировано с внутренним финансовым приложением, платежи могут быть легко приняты, записи обновлены, а квитанции отправлены автоматически, без какого-либо вмешательства со стороны менеджера мероприятий или персонала по выставлению счетов. Если оплата не производится онлайн, программное обеспечение мероприятия может автоматически отправлять счета делегату. Чтобы обеспечить еще более плавную обработку платежных транзакций, решения для обработки платежных событий будут включать соединители, обеспечивающие бесшовную интеграцию с внутренней финансовой системой.

7. Отправляйте напоминания делегатам.

Инструмент электронного маркетинга, включенный в программное обеспечение мероприятия, может создавать электронные письма, которые можно запланировать для автоматической отправки всем делегатам. Это могут быть электронные письма с напоминаниями или электронные письма с обновлениями или исправлениями событий. Вы можете создать их заранее, а затем забыть о них, поскольку все остальное сделает программа событий.

8. Печать бейджей.

Производство идентификатора делегата — это небольшая часть процесса организации конференции, но может занять очень много времени для организаторов мероприятий и может вызвать реальные проблемы в день конференции, если будут сделаны какие-либо ошибки. Пакеты программного обеспечения для мероприятий будут поставляться с простыми в использовании и эффективными инструментами для создания значков. Будет не только легче создавать собственные идентификаторы, но и раздел имен делегатов будет создаваться автоматически, поскольку программное обеспечение событий будет интегрировано в CRM, поэтому оно будет точно знать, какие имена и детали нужно напечатать.

9. Организация вашего персонала в течение дня

Модуль эффективного управления ресурсами позволяет точно управлять всем персоналом — организаторам мероприятий будет легко делегировать действия отдельным лицам и регистрировать их в этом модуле ресурсов. Сотрудники могут получить доступ к этому модулю в любое время и из любого места (через Интернет), поэтому они всегда будут знать о своих обязанностях и о том, где им следует находиться.

10. Управление всем бюджетом

Программа для мероприятий — отличный инструмент для управления финансами и бюджетом. Все расходы покрываются за счет интеграции с финансовой системой. Затем их можно легко отслеживать и контролировать с помощью предупреждений, чтобы предупредить диспетчера событий о любых проблемах или быстром росте затрат. Отчеты могут быть созданы мгновенно, одним нажатием кнопки — полезно для встреч с обновлением событий и в случае, если менеджерам событий необходимо создать статистику для высшего руководства.

Итак, мы видим, как программное обеспечение для мероприятий может революционизировать этапы планирования конференции. Без программного обеспечения для управления событиями многие из этих задач можно было бы вручную создавать, отслеживать и организовывать с помощью огромных таблиц. Велика вероятность ошибок и ошибок, и весь процесс будет трудоемким, напряженным и неэффективным для менеджера конференции и людей, участвующих в мероприятии.

Поделиться ссылкой:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Почему OpenTaps лучше всего подходит для малого бизнесаПочему OpenTaps лучше всего подходит для малого бизнеса

OpenTaps предлагает комплексное решение для бизнес-домов. Этот инструмент с открытым исходным кодом предоставляет предприятиям решения ERP и CRM. Его многочисленные функции включают в себя точки продажи, склад, управление клиентами, электронную

Важность интеллектуального анализа данных в современном деловом миреВажность интеллектуального анализа данных в современном деловом мире

Что такое интеллектуальный анализ данных? Ну, это можно определить как процесс извлечения скрытой информации из стопки баз данных для целей анализа. Интеллектуальный анализ данных также известен как обнаружение знаний в

6 БОЛЬШИХ преимуществ продажи крупных товаров в качестве партнера6 БОЛЬШИХ преимуществ продажи крупных товаров в качестве партнера

Сегодня мы собираемся обсудить еще один набор преимуществ продажи предметов по большой цене. НО … на этот раз мы будем в частности, сосредоточьтесь на преимуществах продажи товаров с Big Ticket