Интеграция и настройка Microsoft CRM: шлюз документов SharePoint

MS CRM очень похожа на автоматизацию документооборота, включая документы Microsoft Office: слова, Excel и т. Д. Документооборот был полностью автоматизирован около 10 лет назад в Lotus Notes Domino. В этой небольшой статье мы описываем решение, основанное на интеграции MS CRM с MS SharePoint.

Microsoft CRM — новый игрок на рынке приложений CRM, завоевывающий свою долю рынка. Имея другую парадигму в своем дизайне (он опирается на операционную систему и технологии Microsoft и полностью игнорирует альтернативные платформы, такие как UNIX, Linux, Oracle и т. Д.). Рынок Microsoft CRM очень разнообразен: от маленького (5 пользователей) до большого (несколько сотен пользовательских лицензий MS CRM) и обслуживает различные отрасли: транспорт, логистика, юристы, пенсионные фонды, хайтек и многие другие. Внедрение в ближайшем будущем таких технологий, как Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains и Navision, делает CRM излюбленной системой для отделов. ИТ, ориентированные на Microsoft.

Перейдем сразу к теме.

Существенной проблемой при хранении документов в MS CRM в виде вложений к Активности является невозможность работы с этими вложенными файлами совместно с другими коллегами, которым не нужно использовать CRM. Это требуется, когда несколько специалистов по обслуживанию обрабатывают запросы от одного и того же клиента. В настоящее время вы можете использовать альтернативный метод, при котором ваши офисные документы хранятся в папках файловой системы, а когда вы изменяете документ, вы сохраняете его и повторно прикрепляете к CRM. Это неудобно, так как сначала требуется, чтобы у всех пользователей редактирования были лицензии CRM, что задерживает внедрение CRM.

Набирают популярность такие системы хранения документов, как Microsoft SharePoint, Oracle Files и т. Д. Развертывание таких систем экономит время на редактирование документов и управление версиями, циклы утверждения и рабочие процессы, доступ к сети через системы веб-порталов и т. Д.

Целью нашего продукта является интеграция Microsoft SharePoint с MS CRM для хранения документов. Давайте посмотрим на технические детали реализации высокого уровня:

o Основная модификация MS CRM — стандартное изменение поведения системы после открытия вложения в Действиях. Стандартная немодифицированная CRM предлагает хранить документы в файловой системе. Измененная версия повреждает документ в библиотеке документов SharePoint (необходимая библиотека настраивается системным администратором MS CRM) или сохраняет его в MS CRM без изменений (для менее важных документов). С момента сохранения документа в библиотеке документов SharePoint он не сохраняется в MS CRM — теперь CRM будет хранить только ссылку / ссылку на документ. У вас также есть возможность открывать и изменять документ в момент открытия, что значительно ускоряет работу пользователей MS CRM.

o Таблица, в которой хранятся ссылки на документы, находится в отдельной базе данных и не имеет отношения к таблицам MS CRM (вы знаете, что вам запрещено вносить изменения в структуру в базе данных MS CRM)

o Сохранение документов в процессе MS SharePoint происходит в MS CRM и с его помощью — SharePoint Bridge, который добавляет и обновляет существующий документ в целевой библиотеке документов с помощью вызовов MS SharePoint Web Services.

oПосле добавления в библиотеку документов MS CRM — SharePoint Bridge регистрирует документ в специальной таблице для будущего извлечения данных или регистрации механизма уведомления.

o Тогда заинтересованные пользователи могут работать с документами только с помощью MS Office 2003 или других программ / инструментов для редактирования, если эти инструменты имеют доступ к MS SharePoint.

oОбратная связь обеспечивается компонентом обработчика событий MS SharePoint. Это специальный обработчик, который проверяет состояние изменений в документе, переданных из MS CRM в хранилище документов (SharePoint), и сообщает владельцу активности об изменениях через уведомления на домашней странице (домашняя страница пользователя в MS CRM). Пользователь, в свою очередь, может просмотреть историю редактирования документа — у кого, когда и где произошло изменение

oOpening Activity, где документ «прикреплен» и фактически помещен в библиотеку документов MS SharePoint, и, нажав кнопку открытия, пользователь MS CRM получает живую версию данных.

o Такой подход позволяет без проблем работать с документом MS CRM на всем информационном пространстве вашей компании.

oДополнительные улучшения этого продукта могут включать управление библиотекой документов непосредственно из MS CRM (веб-интерфейс, т.е. удаленно), интерфейс администрирования для проверки документов MS Sharepoint, возможность создавать отчеты о состоянии хранения документов, управление правами / доступом (Автор, Читатель, Участник и т. д.) с помощью MS CRM, интеграция страниц портала с MS CRM, и это лишь некоторые из них.

Удачного программирования, внедрения, настройки и модификации! Если вы хотите, чтобы мы сделали эту работу — звоните по телефонам 1-630-961-5918, 1-866-528-0577! help@albaspectrum.com

Поделиться ссылкой:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Услуги по внедрению Microsoft Dynamics CRM и консультации для партнеровУслуги по внедрению Microsoft Dynamics CRM и консультации для партнеров

Точный уровень производительности Dynamics CRM следует понимать при его идеальной реализации. Как я уже сказал, это должно быть реализовано на основе требований компании, вы можете выбрать одну из форм из

Важность автоматизации маркетинга для маркетологов B2B: как и почемуВажность автоматизации маркетинга для маркетологов B2B: как и почему

Автоматизация маркетинга существует уже некоторое время, и на рынке доступно множество новых услуг по автоматизации маркетинга, так что маркетологи B2B могут сосредоточиться на правильных перспективах. Сегодняшние службы автоматизации маркетинга обеспечивают

Какие существуют методы очистки данных?Какие существуют методы очистки данных?

Что такое очистка данных и почему она важна? Наличие актуальной базы данных является важным требованием для организаций в наши дни, учитывая, что большая часть бизнеса осуществляется через маркетинг. Обновленная база