Интеграция и настройка Microsoft CRM: шлюз документов SharePoint

MS CRM очень похожа на автоматизацию документооборота, включая документы Microsoft Office: слова, Excel и т. Д. Документооборот был полностью автоматизирован около 10 лет назад в Lotus Notes Domino. В этой небольшой статье мы описываем решение, основанное на интеграции MS CRM с MS SharePoint.

Microsoft CRM — новый игрок на рынке приложений CRM, завоевывающий свою долю рынка. Имея другую парадигму в своем дизайне (он опирается на операционную систему и технологии Microsoft и полностью игнорирует альтернативные платформы, такие как UNIX, Linux, Oracle и т. Д.). Рынок Microsoft CRM очень разнообразен: от маленького (5 пользователей) до большого (несколько сотен пользовательских лицензий MS CRM) и обслуживает различные отрасли: транспорт, логистика, юристы, пенсионные фонды, хайтек и многие другие. Внедрение в ближайшем будущем таких технологий, как Windows Active Directory, Microsoft Exchange 2003/2000, SQL Server, Crystal Reports Enterprise, Biztalk, Microsoft Outlook, Internet Explorer, Microsoft Great Plains и Navision, делает CRM излюбленной системой для отделов. ИТ, ориентированные на Microsoft.

Перейдем сразу к теме.

Существенной проблемой при хранении документов в MS CRM в виде вложений к Активности является невозможность работы с этими вложенными файлами совместно с другими коллегами, которым не нужно использовать CRM. Это требуется, когда несколько специалистов по обслуживанию обрабатывают запросы от одного и того же клиента. В настоящее время вы можете использовать альтернативный метод, при котором ваши офисные документы хранятся в папках файловой системы, а когда вы изменяете документ, вы сохраняете его и повторно прикрепляете к CRM. Это неудобно, так как сначала требуется, чтобы у всех пользователей редактирования были лицензии CRM, что задерживает внедрение CRM.

Набирают популярность такие системы хранения документов, как Microsoft SharePoint, Oracle Files и т. Д. Развертывание таких систем экономит время на редактирование документов и управление версиями, циклы утверждения и рабочие процессы, доступ к сети через системы веб-порталов и т. Д.

Целью нашего продукта является интеграция Microsoft SharePoint с MS CRM для хранения документов. Давайте посмотрим на технические детали реализации высокого уровня:

o Основная модификация MS CRM — стандартное изменение поведения системы после открытия вложения в Действиях. Стандартная немодифицированная CRM предлагает хранить документы в файловой системе. Измененная версия повреждает документ в библиотеке документов SharePoint (необходимая библиотека настраивается системным администратором MS CRM) или сохраняет его в MS CRM без изменений (для менее важных документов). С момента сохранения документа в библиотеке документов SharePoint он не сохраняется в MS CRM — теперь CRM будет хранить только ссылку / ссылку на документ. У вас также есть возможность открывать и изменять документ в момент открытия, что значительно ускоряет работу пользователей MS CRM.

o Таблица, в которой хранятся ссылки на документы, находится в отдельной базе данных и не имеет отношения к таблицам MS CRM (вы знаете, что вам запрещено вносить изменения в структуру в базе данных MS CRM)

o Сохранение документов в процессе MS SharePoint происходит в MS CRM и с его помощью — SharePoint Bridge, который добавляет и обновляет существующий документ в целевой библиотеке документов с помощью вызовов MS SharePoint Web Services.

oПосле добавления в библиотеку документов MS CRM — SharePoint Bridge регистрирует документ в специальной таблице для будущего извлечения данных или регистрации механизма уведомления.

o Тогда заинтересованные пользователи могут работать с документами только с помощью MS Office 2003 или других программ / инструментов для редактирования, если эти инструменты имеют доступ к MS SharePoint.

oОбратная связь обеспечивается компонентом обработчика событий MS SharePoint. Это специальный обработчик, который проверяет состояние изменений в документе, переданных из MS CRM в хранилище документов (SharePoint), и сообщает владельцу активности об изменениях через уведомления на домашней странице (домашняя страница пользователя в MS CRM). Пользователь, в свою очередь, может просмотреть историю редактирования документа — у кого, когда и где произошло изменение

oOpening Activity, где документ «прикреплен» и фактически помещен в библиотеку документов MS SharePoint, и, нажав кнопку открытия, пользователь MS CRM получает живую версию данных.

o Такой подход позволяет без проблем работать с документом MS CRM на всем информационном пространстве вашей компании.

oДополнительные улучшения этого продукта могут включать управление библиотекой документов непосредственно из MS CRM (веб-интерфейс, т.е. удаленно), интерфейс администрирования для проверки документов MS Sharepoint, возможность создавать отчеты о состоянии хранения документов, управление правами / доступом (Автор, Читатель, Участник и т. д.) с помощью MS CRM, интеграция страниц портала с MS CRM, и это лишь некоторые из них.

Удачного программирования, внедрения, настройки и модификации! Если вы хотите, чтобы мы сделали эту работу — звоните по телефонам 1-630-961-5918, 1-866-528-0577! help@albaspectrum.com

Поделиться ссылкой:

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Похожие записи

Сетевой маркетинг в 2019 годуСетевой маркетинг в 2019 году

В 2019 году вам, возможно, придется нести единоличную ответственность за свою финансовую судьбу. Что касается таких вещей, как простои правительства, инфляция и сомнительное медицинское обслуживание, вы должны иметь возможность позаботиться

5 преимуществ интеграции автоматизации маркетинга с CRM5 преимуществ интеграции автоматизации маркетинга с CRM

Решения для управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) существуют уже давно. С момента появления цифровых картотеков и баз данных в 1980-х и 1990-х годах до сегодняшнего программного обеспечения как центра обслуживания,

"ПОЗАДИ" для автоматизации — 3 ключевых направления вашего бизнеса, которые нужно поставить на автопилот"ПОЗАДИ" для автоматизации — 3 ключевых направления вашего бизнеса, которые нужно поставить на автопилот

Поскольку наш мир постоянно развивающихся технологий предъявляет новые требования к нашему времени (хотя это должно дать нам больше времени — смех!), Мне становится все более и более ясно, насколько важна